衛武營本事

從創意發想到成功的大型戶外參與式活動 – 這條路怎麼鋪

2018.05.17
衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影

 

2017.11.21(二)衛武營 285 展演場
主講人| Liz Pugh, Walk the Plank 大型藝術活動策劃公司創辦人暨創意製作人
講題|Thinking Outdoor Events 大型戶外活動的參與式
紀錄| 吳紹芬
時間|2017.11.21
地點|衛武營285展演場

 

Liz Pugh
Walk the Plank 大型藝術活動策劃公司 共同創辦人暨創意製作人
Liz Pugh創辦並任職於Walk the Plank,擁有超過25年的戶外藝術執導經驗,旗下率領眾多藝術家和活動工程師,共同激盪出許多備受讚譽的大型演出專案。她認為舞台不應該侷限於劇場中,因此催生出英國第一個,也是目前唯一的巨型演出船,15年來於世界各地巡迴登場;這樣的表演形式能邀請人們以新的方式進行合作、聯繫或慶祝,讓藝術表演打破空間營造出更豐富的層次感。2017年,Liz更受邀擔任2017歐洲文化開放之都的藝術總監,開幕典禮於Cyprus舉行,精彩的活動超過300個,活動主軸定義為「連結各大洲-橋樑文化」,不僅把歷史、文化和宗教融合匯聚,並重新演繹連結東西方文化,因此,Liz特別訓練了來自西非的50名節目製作人,並舉辦了英國最大的全民慶祝活動:曼徹斯特大遊行,吸引了十萬名遊客熱情參與。

 

成軍25年的英國知名Walk the Plank團隊以善於說故事、建造創意大型戶外活動而獲獎無數。2017衛武營創意製作人專業學院,特別邀請創辦人暨創意製作人 Liz Pugh 一步步解析從創意發想到成功藝術節的策劃思維,更帶領學員實地演練,激發創意節目策劃的實戰力!以下為觀察員吳紹芬的活動紀錄。

 

(上半場)

「身為大型活動的製作人、藝術行政管理從業人員,首要就是瞭解對方的背景,識人脈。」Liz Pugh 在講座一開始如此破題,並要求學員們彼此認識、交換名片。

 

藝術活動中的場地體驗
Liz Pugh女士,劇場創意製作人,她製作節目的方式並不侷限於場館,反而經常在特殊的地點舉行,例如在船上做一個有120席位的劇場讓演員在船上演出。雖然船沒有在海上行駛,僅停泊在岸邊,但她發現,讓觀眾對場地有所「體驗」非常重要 ─ 其重要性如同作品與觀眾之間的關係一樣。無論是大型活動製作或是節目企劃,要利用既有的優勢,從自己的場館、組織最優秀之處開始,思考哪些方式能觸及觀眾、吸引不同族群並且擴大觀眾,另一方面,製作團隊必須建立起和藝術家之間的夥伴關係,有些時候,找到願意能針對「場地限制」調整作品的表演團體也是必要的。

 

從創意發想到成功藝術節的完全守則
然而,究竟要如何舉辦藝術節活動?需要考慮哪些因素才能實現計畫?

 

● 撰寫企劃書 - 活動能帶給哪些人何種影響力?
第一步就是寫一份清楚明確的企劃書,內容包括創意的點子、實務的做法以及其影響力為何。撰寫企劃時經常犯的毛病是寫了一堆「創意」想法,但主事者或贊助商更想知道的是該活動能帶給哪些人何種影響力,要多在企劃中講述實際的內容與執行方式,而非只著墨於受邀演出的藝術家或提供的表演節目有多麼偉大。企劃書的書寫方式取決於你要溝通的對象,要使用不同的「溝通語言」與「詞彙」讓對方可以了解。好的溝通,能讓你獲得贊助、找到合作夥伴。

在策劃藝術節時,要思考此活動是為誰舉行?誰是觀眾、合作夥伴?要邀請哪些藝術家?預期的影響力有多大?同時也要考慮何時舉行(戶外演出要隨時考慮天氣的問題)以及哪些場地適合?舞台設計與技術需求(如燈光、音響的功率)有哪些?要考量請商業廠商,或是和當地廠商合作,抑或是和其他單位商借?

 

● 場地探勘之必要
藝術節(尤其是戶外場)的地點與場地是非常重要的關鍵,要舉辦的大型活動究竟規模有多大,是一天型的活動,或是長達一個月,此都關乎地點與場地的挑選。欲找到最合適的場地之最佳方法是詳細實際場勘,甚至需要研究場地的歷史與當地居民的關係。假若是夜間節目,就得在晚間再勘查一次場地。當有許多創意時,務必要回場地再仔細確認其條件是否合適其想法。

 

● 誠實、有彈性地面對預算吧!
擬訂企劃時,最困難的部份就是寫預算。Liz建議學員要編列可「應變」的預算,尤其是新的計畫和活動,至少要有10%緊急應變的經費,若已是常態性的活動,如曼徹斯特年度大遊行,預留5%也許是足夠的。假設預算與贊助不如預期,要重新思考企劃內容、重編預算、重新場勘,最重要的是誠實面對自己,經費縮減是否能完成活動的籌辦,千萬不要趕鴨子上架。一旦企劃有所改變,例如天數減少、表演團隊異動,要將這些重大改變通知利害關係人(如表演中心的藝術總監、文化局、贊助商…),不要隱瞞。

 

● 訂定合作協議書
在尋找合作夥伴時,偶爾會發生「和朋友一起共事,卻忘了討論工作費」,私以為早有默契,或是對方會情義相挺,關於這部份要談清楚,確保雙方都同意協定內容,即便不支付薪資,也要徵求對方同意。無論和合作夥伴之間關係有多麼熟識或親近,合約或協議書是絕對必要的,兩造之間要同意書面的內容,包括請款費用、如何請款都得說明白。

 

 與群眾溝通,邀請他們成為「參與者」
談到行銷與溝通部分,極其重要的是選擇合適的影像與文字,勿給觀眾不符合期待的照片,若演出中沒有舞者在施放煙火時演出,就不要提供這樣的照片做為宣傳,並確保宣傳設計的主視覺能呈現出活動的主題與願景。節慶活動進行期間要有專業的紀錄,要拍攝藝術家,也要拍觀眾的反應(尤其是臉部驚喜、興奮的表情),這些都能成為好的行銷宣傳照,讓大家知道這個藝術節多麼受到喜愛。宣傳品的文字大小也很重要,請記得考慮50歲以上的閱讀者。要「記得」讓專業人士、贊助單位或潛在的贊助商知道這個活動正在發生,並邀請他們參加!

活動若挪用了公共區域,要和原本使用場地的民眾溝通,例如居民都在衛武營的某一區放風箏、溜狗、野餐,一旦藝術節在此舉行,這些人勢必受到影響,所以在籌辦活動初期就邀請他們加入參與討論會議,邀請居民能實際成為「參與者」,不只是「當個觀眾」,他們將是活動最棒的親善大使。

 

 諮詢在地專業小組,清楚評估風險
值得一提的是,各地的做事方法可能不盡相同,別設想自己已知道在這裡的工作模式,或非常熟悉當地的狀況,每次舉行大型活動都要再次和當地溝通,甚至需要諮詢委員小組,成員包括如警方、交通大隊、政府單位、場館人員。籌辦藝術節,也須考量維安、場地清潔管理、藝術家食宿等問題,並且要清楚風險評估與管理的方法。

(下半場)

 

創意節目策劃練習《未來在我們的手中 ─ 兒童戲劇節》

為了讓參與學員能掌握企劃藝術節的要點,在工作坊中有個主題訂為《未來在我們的手中 ─ 兒童戲劇節》的分組實際演練。
• 藝術節時間:五月,為期五天
• 核心節目:五場來自三個不同表演團隊的演出
• 地點:高雄市
• 討論時間:20 分鐘
• 備註:在上述條件的限制中,各組要提供創意節目以符合藝術節「未來在我們手中」的主軸,要有良好的預算與控管,並思考「假如自己是贊助單位,是否願意贊助這個兒童藝術節提案?」。

衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影

針對八個小組分別提出的創意與作法,如:「VR和AR的科技運用」、「將小朋友的創作作品成為藝術節的裝置藝術」、「代間溝通」、「生態連結」、「永續環境」、「藝術家帶領的活動體驗與工作坊」、「藝企合作」、「重新喚醒傳統文化,深植兒童心中」等,都非常值得讚許,Liz 同時提醒,活動要符合主題之外,當進入執行層面,包括網站、舞台、文宣等視覺形象設計都要與主題契合。

 

「新的藝術節」vs.「既有的藝術節」策劃思維截然不同
關於藝術節的策劃與籌辦,可分為「創造新的藝術節」、「既有的藝術節」兩個部分思考。

前者要清楚新的藝術節要呈現誰的新願景,是市長、藝術總監、藝術家或是製作人;藝術節要以節目內容來挑選場地,抑或是由場地決定節目內容,這會牽涉到觀眾對演出場地的場域感與歸屬感;除此之外,在籌辦規劃時,要考慮自己的藝術節和其他藝術節的差異性為何,以簡短的一句話來說明你的藝術節重點,將讓你知道企劃藝術節的方向性;最後,既然是籌辦全新的藝術節,就要避開高風險的事,風險之一就是挑選哪些合作夥伴,例如,整個藝術節不能僅邀請觀眾毫不熟悉的新秀藝術家,而要和已有好票房的表演團體、藝術家並進,否則,只邀請新銳藝術家參與,將大幅提昇活動風險。

若已是既有的藝術節,要考慮的是藝術節已建立何種品牌識別,大家喜歡這個節慶活動的原因有哪些,觀眾覺得為何這個藝術節很重要,從觀眾的眼光、想法與答案,能刺激策展人、主辦單位對於藝術節有新的創意和方向,比方思考行之有年的藝術節該如何延伸,是否需要尋找新場地、新增免費的戶外演出等。有些時候,新的場地會產生新的觀眾群、建立新的關係。策展人也要衡量評估昔往哪些策略奏效、哪些失效,藉以思考既有的觀眾群需要知道哪些訊息,而新的觀眾群需要知道哪些資訊,這些與行銷公關都有著緊密的關係。

衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影

 

結語

最後,Liz提醒在座學員,藝術節活動依然要從藝術家的角度出發,但在企劃節目之際,就要時時把觀眾放在心上,要想到給觀眾的驚喜元素,策劃藝術節的創意樣貌與內容時,也要想想各界的期待。身為製作人或製作經理,最重要的就是不斷地溝通、溝通、再溝通,並且在藝術節結束後,寄發正式感謝函給各方,並詢問有否意見回饋,這些建議能使各位在日後舉辦活動時更是容易、更加順利!