衛武營本事
從創意發想到成功的大型戶外參與式活動 – 這條路怎麼鋪
- 衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影
2017.11.21（二）衛武營 285 展演場
主講人| Liz Pugh, Walk the Plank 大型藝術活動策劃公司創辦人暨創意製作人
講題|Thinking Outdoor Events 大型戶外活動的參與式
紀錄| 吳紹芬
時間|2017.11.21
地點|衛武營285展演場
Liz Pugh
Walk the Plank 大型藝術活動策劃公司 共同創辦人暨創意製作人
Liz Pugh創辦並任職於Walk the Plank，擁有超過25年的戶外藝術執導經驗，旗下率領眾多藝術家和活動工程師，共同激盪出許多備受讚譽的大型演出專案。她認為舞台不應該侷限於劇場中，因此催生出英國第一個，也是目前唯一的巨型演出船，15年來於世界各地巡迴登場；這樣的表演形式能邀請人們以新的方式進行合作、聯繫或慶祝，讓藝術表演打破空間營造出更豐富的層次感。2017年，Liz更受邀擔任2017歐洲文化開放之都的藝術總監，開幕典禮於Cyprus舉行，精彩的活動超過300個，活動主軸定義為｢連結各大洲-橋樑文化」，不僅把歷史、文化和宗教融合匯聚，並重新演繹連結東西方文化，因此，Liz特別訓練了來自西非的50名節目製作人，並舉辦了英國最大的全民慶祝活動：曼徹斯特大遊行，吸引了十萬名遊客熱情參與。
成軍25年的英國知名Walk the Plank團隊以善於說故事、建造創意大型戶外活動而獲獎無數。2017衛武營創意製作人專業學院，特別邀請創辦人暨創意製作人 Liz Pugh 一步步解析從創意發想到成功藝術節的策劃思維，更帶領學員實地演練，激發創意節目策劃的實戰力！以下為觀察員吳紹芬的活動紀錄。
（上半場）
「身為大型活動的製作人、藝術行政管理從業人員，首要就是瞭解對方的背景，識人脈。」Liz Pugh 在講座一開始如此破題，並要求學員們彼此認識、交換名片。
藝術活動中的場地體驗
Liz Pugh女士，劇場創意製作人，她製作節目的方式並不侷限於場館，反而經常在特殊的地點舉行，例如在船上做一個有120席位的劇場讓演員在船上演出。雖然船沒有在海上行駛，僅停泊在岸邊，但她發現，讓觀眾對場地有所「體驗」非常重要 ─ 其重要性如同作品與觀眾之間的關係一樣。無論是大型活動製作或是節目企劃，要利用既有的優勢，從自己的場館、組織最優秀之處開始，思考哪些方式能觸及觀眾、吸引不同族群並且擴大觀眾，另一方面，製作團隊必須建立起和藝術家之間的夥伴關係，有些時候，找到願意能針對「場地限制」調整作品的表演團體也是必要的。
從創意發想到成功藝術節的完全守則
然而，究竟要如何舉辦藝術節活動？需要考慮哪些因素才能實現計畫？
● 撰寫企劃書 - 活動能帶給哪些人何種影響力？
第一步就是寫一份清楚明確的企劃書，內容包括創意的點子、實務的做法以及其影響力為何。撰寫企劃時經常犯的毛病是寫了一堆「創意」想法，但主事者或贊助商更想知道的是該活動能帶給哪些人何種影響力，要多在企劃中講述實際的內容與執行方式，而非只著墨於受邀演出的藝術家或提供的表演節目有多麼偉大。企劃書的書寫方式取決於你要溝通的對象，要使用不同的「溝通語言」與「詞彙」讓對方可以了解。好的溝通，能讓你獲得贊助、找到合作夥伴。
在策劃藝術節時，要思考此活動是為誰舉行？誰是觀眾、合作夥伴？要邀請哪些藝術家？預期的影響力有多大？同時也要考慮何時舉行（戶外演出要隨時考慮天氣的問題）以及哪些場地適合？舞台設計與技術需求（如燈光、音響的功率）有哪些？要考量請商業廠商，或是和當地廠商合作，抑或是和其他單位商借？
● 場地探勘之必要
藝術節（尤其是戶外場）的地點與場地是非常重要的關鍵，要舉辦的大型活動究竟規模有多大，是一天型的活動，或是長達一個月，此都關乎地點與場地的挑選。欲找到最合適的場地之最佳方法是詳細實際場勘，甚至需要研究場地的歷史與當地居民的關係。假若是夜間節目，就得在晚間再勘查一次場地。當有許多創意時，務必要回場地再仔細確認其條件是否合適其想法。
● 誠實、有彈性地面對預算吧！
擬訂企劃時，最困難的部份就是寫預算。Liz建議學員要編列可「應變」的預算，尤其是新的計畫和活動，至少要有10%緊急應變的經費，若已是常態性的活動，如曼徹斯特年度大遊行，預留5%也許是足夠的。假設預算與贊助不如預期，要重新思考企劃內容、重編預算、重新場勘，最重要的是誠實面對自己，經費縮減是否能完成活動的籌辦，千萬不要趕鴨子上架。一旦企劃有所改變，例如天數減少、表演團隊異動，要將這些重大改變通知利害關係人（如表演中心的藝術總監、文化局、贊助商…），不要隱瞞。
● 訂定合作協議書
在尋找合作夥伴時，偶爾會發生「和朋友一起共事，卻忘了討論工作費」，私以為早有默契，或是對方會情義相挺，關於這部份要談清楚，確保雙方都同意協定內容，即便不支付薪資，也要徵求對方同意。無論和合作夥伴之間關係有多麼熟識或親近，合約或協議書是絕對必要的，兩造之間要同意書面的內容，包括請款費用、如何請款都得說明白。
● 與群眾溝通，邀請他們成為「參與者」
談到行銷與溝通部分，極其重要的是選擇合適的影像與文字，勿給觀眾不符合期待的照片，若演出中沒有舞者在施放煙火時演出，就不要提供這樣的照片做為宣傳，並確保宣傳設計的主視覺能呈現出活動的主題與願景。節慶活動進行期間要有專業的紀錄，要拍攝藝術家，也要拍觀眾的反應（尤其是臉部驚喜、興奮的表情），這些都能成為好的行銷宣傳照，讓大家知道這個藝術節多麼受到喜愛。宣傳品的文字大小也很重要，請記得考慮50歲以上的閱讀者。要「記得」讓專業人士、贊助單位或潛在的贊助商知道這個活動正在發生，並邀請他們參加！
活動若挪用了公共區域，要和原本使用場地的民眾溝通，例如居民都在衛武營的某一區放風箏、溜狗、野餐，一旦藝術節在此舉行，這些人勢必受到影響，所以在籌辦活動初期就邀請他們加入參與討論會議，邀請居民能實際成為「參與者」，不只是「當個觀眾」，他們將是活動最棒的親善大使。
● 諮詢在地專業小組，清楚評估風險
值得一提的是，各地的做事方法可能不盡相同，別設想自己已知道在這裡的工作模式，或非常熟悉當地的狀況，每次舉行大型活動都要再次和當地溝通，甚至需要諮詢委員小組，成員包括如警方、交通大隊、政府單位、場館人員。籌辦藝術節，也須考量維安、場地清潔管理、藝術家食宿等問題，並且要清楚風險評估與管理的方法。
（下半場）
創意節目策劃練習《未來在我們的手中 ─ 兒童戲劇節》
為了讓參與學員能掌握企劃藝術節的要點，在工作坊中有個主題訂為《未來在我們的手中 ─ 兒童戲劇節》的分組實際演練。
• 藝術節時間：五月，為期五天
• 核心節目：五場來自三個不同表演團隊的演出
• 地點：高雄市
• 討論時間：20 分鐘
• 備註：在上述條件的限制中，各組要提供創意節目以符合藝術節「未來在我們手中」的主軸，要有良好的預算與控管，並思考「假如自己是贊助單位，是否願意贊助這個兒童藝術節提案？」。
- 衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影
針對八個小組分別提出的創意與作法，如：「VR和AR的科技運用」、「將小朋友的創作作品成為藝術節的裝置藝術」、「代間溝通」、「生態連結」、「永續環境」、「藝術家帶領的活動體驗與工作坊」、「藝企合作」、「重新喚醒傳統文化，深植兒童心中」等，都非常值得讚許，Liz 同時提醒，活動要符合主題之外，當進入執行層面，包括網站、舞台、文宣等視覺形象設計都要與主題契合。
「新的藝術節」vs.「既有的藝術節」策劃思維截然不同
關於藝術節的策劃與籌辦，可分為「創造新的藝術節」、「既有的藝術節」兩個部分思考。
前者要清楚新的藝術節要呈現誰的新願景，是市長、藝術總監、藝術家或是製作人；藝術節要以節目內容來挑選場地，抑或是由場地決定節目內容，這會牽涉到觀眾對演出場地的場域感與歸屬感；除此之外，在籌辦規劃時，要考慮自己的藝術節和其他藝術節的差異性為何，以簡短的一句話來說明你的藝術節重點，將讓你知道企劃藝術節的方向性；最後，既然是籌辦全新的藝術節，就要避開高風險的事，風險之一就是挑選哪些合作夥伴，例如，整個藝術節不能僅邀請觀眾毫不熟悉的新秀藝術家，而要和已有好票房的表演團體、藝術家並進，否則，只邀請新銳藝術家參與，將大幅提昇活動風險。
若已是既有的藝術節，要考慮的是藝術節已建立何種品牌識別，大家喜歡這個節慶活動的原因有哪些，觀眾覺得為何這個藝術節很重要，從觀眾的眼光、想法與答案，能刺激策展人、主辦單位對於藝術節有新的創意和方向，比方思考行之有年的藝術節該如何延伸，是否需要尋找新場地、新增免費的戶外演出等。有些時候，新的場地會產生新的觀眾群、建立新的關係。策展人也要衡量評估昔往哪些策略奏效、哪些失效，藉以思考既有的觀眾群需要知道哪些訊息，而新的觀眾群需要知道哪些資訊，這些與行銷公關都有著緊密的關係。
- 衛武營國家藝術文化中心提供/拉風攝影
結語
最後，Liz提醒在座學員，藝術節活動依然要從藝術家的角度出發，但在企劃節目之際，就要時時把觀眾放在心上，要想到給觀眾的驚喜元素，策劃藝術節的創意樣貌與內容時，也要想想各界的期待。身為製作人或製作經理，最重要的就是不斷地溝通、溝通、再溝通，並且在藝術節結束後，寄發正式感謝函給各方，並詢問有否意見回饋，這些建議能使各位在日後舉辦活動時更是容易、更加順利！
